Bạn đang ấp ủ kế hoạch mở quán cafe? Bạn đam mê kinh doanh đồ uống nhưng chưa có kinh nghiệm set up quán cà phê? Đây là một quyết định lớn, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu ý tưởng, thiết kế, đến vận hành.

Một trong những câu hỏi lớn mà nhiều người gặp phải là:
“Có nên thuê chuyên gia tư vấn setup quán cafe hay không?”
Liệu việc tự thực hiện có giúp tiết kiệm chi phí hay sẽ dẫn đến sai lầm đáng tiếc? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích chi tiết để giúp bạn có quyết định đúng đắn nhất.



1. Setup quán cafe là gì? Những yếu tố quan trọng trong setup quán cafe

1.1 Setup quán cafe là gì?

Setup quán cafe là quá trình chuẩn bị và thiết lập mọi thứ cần thiết để một quán cafe có thể vận hành trơn tru. Nó bao gồm:

  • Xây dựng ý tưởng & mô hình kinh doanh
  • Thiết kế không gian, trang trí nội thất
  • Lên menu đồ uống, chọn nguyên liệu
  • Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
  • Lập kế hoạch vận hành & quản lý tài chính
Việc setup đúng ngay từ đầu không chỉ giúp quán hoạt động hiệu quả mà còn giúp tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí do sai lầm trong quá trình triển khai.

1.2 Những yếu tố quan trọng khi setup quán cafe

Khi mở quán cafe, có 5 yếu tố bạn cần đặc biệt lưu ý:

Mặt bằng & Thiết kế không gian

  • Chọn vị trí phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu
  • Thiết kế không gian đẹp, thoải mái, phù hợp với xu hướng
  • Đảm bảo tiện ích (wifi, ổ điện, nhà vệ sinh, ánh sáng tốt...)
Trang thiết bị & Nguyên liệu
[*]Máy pha cafe, máy xay, tủ lạnh, dụng cụ pha chế...[*]Nguyên liệu tươi ngon, đảm bảo chất lượng[*]Tìm nguồn cung ổn định, giá hợp lý

Lên menu & Định giá sản phẩm[*]Menu đa dạng, hấp dẫn, phù hợp với khách hàng mục tiêu[*]Giá bán hợp lý, có chiến lược upsell hiệu quả

Tuyển dụng & Đào tạo nhân viên[*]Đội ngũ barista giỏi, phục vụ chuyên nghiệp[*]Đào tạo kỹ năng pha chế, giao tiếp, xử lý tình huống

Chiến lược Marketing & Quản lý vận hành[*]Xây dựng thương hiệu, định vị thị trường[*]Quản lý doanh thu, kiểm soát chi phí[*]Marketing online & offline để thu hút khách hàng

➡️ Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, việc thuê chuyên gia tư vấn setup quán cafe có thể giúp bạn tránh nhiều sai lầm ngay từ đầu!

>>>Xem bài chi tiết tại đây: học pha chế cà phê.



2. Có nên thuê chuyên gia tư vấn setup quán cafe?

2.1 Chuyên gia setup quán cafe giúp gì cho bạn?

Việc thuê chuyên gia tư vấn không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tăng cơ hội thành công. Dưới đây là những lợi ích khi có chuyên gia đồng hành:

✔ Lập kế hoạch chi tiết: Từ việc chọn mặt bằng, thiết kế không gian, đến quản lý chi phí đều được tính toán bài bản.
✔ Tư vấn chiến lược kinh doanh: Giúp bạn xây dựng mô hình quán cafe phù hợp với thị trường.
✔ Hỗ trợ setup menu chuẩn chuyên nghiệp: Tối ưu thực đơn, chọn nguyên liệu chất lượng, định giá hợp lý.
✔ Đào tạo nhân viên bài bản: Đảm bảo quy trình vận hành quán mượt mà ngay từ đầu.
✔ Giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí: Tránh mắc sai lầm không đáng có, tối ưu ngân sách đầu tư.

Bạn không chỉ cần một quán cafe đẹp, mà còn cần một quán cafe vận hành hiệu quả và sinh lời!
2.2 Khi nào cần đến tư vấn chuyên nghiệp?

Dưới đây là một số trường hợp bạn NÊN thuê chuyên gia:

✅ Chưa có kinh nghiệm kinh doanh quán cafe
✅ Không biết cách lên kế hoạch tài chính hợp lý
✅ Muốn mở quán cafe quy mô lớn, cần đầu tư bài bản
✅ Chưa hiểu rõ về quy trình vận hành, quản lý quán
✅ Muốn tối ưu hóa lợi nhuận và thu hút khách hàng nhanh chóng

? Nếu bạn đang trong một trong những trường hợp trên, đừng ngần ngại tìm đến chuyên gia tư vấn setup quán cafe!

3. Ưu và nhược điểm khi tự setup quán cafe

3.1 Ưu điểm khi tự mở quán cafe

Việc tự setup quán cafe có thể mang lại một số lợi ích nhất định, đặc biệt nếu bạn đã có kinh nghiệm kinh doanh hoặc kiến thức về ngành F&B:

? Tiết kiệm chi phí: Không mất thêm tiền thuê chuyên gia.
? Toàn quyền quyết định: Bạn có thể tự do sáng tạo theo ý muốn.
? Chủ động trong quá trình setup: Không bị phụ thuộc vào người khác.

Tuy nhiên, lợi ích này có thể trở thành con dao hai lưỡi nếu bạn không có đủ kinh nghiệm và kiến thức.

3.2 Rủi ro khi tự thực hiện setup quán cafe

? Chọn sai mặt bằng: Một quyết định sai có thể khiến quán thất bại ngay từ đầu.
? Thiết kế không gian không tối ưu: Dẫn đến trải nghiệm khách hàng kém.
? Menu không hấp dẫn, giá không hợp lý: Khó cạnh tranh trên thị trường.
? Thiếu kinh nghiệm quản lý vận hành: Gây thất thoát tài chính, mất kiểm soát chi phí.
? Không có chiến lược marketing bài bản: Dẫn đến quán vắng khách, khó duy trì hoạt động.

? Bạn có thể tự setup quán cafe, nhưng nếu không có đủ kinh nghiệm, hãy cân nhắc tìm chuyên gia để tránh những rủi ro đáng tiếc.

>>>Tìm hiểu thêm nội dung ở đây: chiến lược marketing cho quán cafe.

4. Những yếu tố cần chuẩn bị khi mở quán cafe

Dù bạn setup quán cafe theo hướng tự làm hay thuê chuyên gia tư vấn, việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là những yếu tố cốt lõi mà bạn cần tập trung để quán cafe của mình vận hành hiệu quả và bền vững.

4.1 Chi phí mở quán cafe và các hạng mục cần đầu tư

Trước khi mở quán, bạn cần lập một kế hoạch tài chính rõ ràng và chi tiết. Dưới đây là các khoản chi phí quan trọng:

✅ Chi phí thuê mặt bằng: Phụ thuộc vào vị trí, diện tích và khu vực kinh doanh.
✅ Chi phí thiết kế và trang trí quán: Bao gồm nội thất, bàn ghế, ánh sáng, bảng hiệu...
✅ Chi phí trang thiết bị: Máy pha cafe, máy xay cafe, máy xay sinh tố, tủ lạnh, ly tách...
✅ Chi phí nguyên liệu: Cà phê, trà, sữa, topping, siro, đường, đá viên...
✅ Chi phí thuê nhân viên: Lương cho barista, thu ngân, phục vụ...
✅ Chi phí marketing & quảng cáo: Để thu hút khách hàng ngay từ những ngày đầu khai trương.

? Mẹo nhỏ: Hãy dự trù ngân sách cho ít nhất 3-6 tháng hoạt động, phòng trường hợp quán chưa đạt điểm hòa vốn ngay lập tức.

4.2 Chọn mặt bằng và thiết kế không gian quán cafe

"Địa điểm là yếu tố quan trọng quyết định đến 50% thành công của một quán cafe."
Khi chọn mặt bằng, bạn nên cân nhắc các yếu tố:[*]Vị trí đông dân cư, gần khu văn phòng, trường học, bệnh viện[*]Chỗ đậu xe thuận tiện (đặc biệt với quán có khách hàng đi ô tô, xe máy)[*]Diện tích phù hợp với mô hình kinh doanh[*]Hợp đồng thuê dài hạn, giá thuê hợp lý

Về thiết kế quán cafe, hãy đảm bảo:

  • Không gian thoáng đãng, ánh sáng đẹp, tạo cảm giác thư giãn và thoải mái
  • Nội thất đồng bộ với phong cách quán: tối giản, vintage, hiện đại, công nghiệp…
  • Bố trí khu vực pha chế, quầy order hợp lý để tối ưu trải nghiệm khách hàng
? Lời khuyên: Nếu bạn không có kinh nghiệm, hãy thuê chuyên gia thiết kế quán cafe chuyên nghiệp để tránh sai lầm.

4.3 Setup menu và lựa chọn nguyên liệu pha chế

Menu đồ uống quyết định đến doanh thu của quán, vì vậy hãy xây dựng một thực đơn hấp dẫn và có sự khác biệt.

? Menu cần có sự cân bằng giữa các dòng đồ uống:

  • Cà phê pha máy, cà phê truyền thống
  • Trà sữa, trà trái cây, nước ép detox
  • Đồ uống sáng tạo theo trend (latte muối biển, cafe trứng...)
? Chất lượng nguyên liệu là yếu tố quan trọng

  • Cà phê phải đậm vị, nguyên chất, không tẩm ướp
  • Sữa và kem tươi cần đảm bảo độ béo và thơm ngon
  • Trái cây tươi, không dùng nguyên liệu pha chế kém chất lượng
? Gợi ý: Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hãy tham gia khóa học pha chế chuyên sâu tại daotaophache.com để nắm vững kỹ thuật pha chế chuyên nghiệp!

4.4 Đào tạo nhân viên và quy trình vận hành quán

Một quán cafe thành công không chỉ có đồ uống ngon, không gian đẹp mà còn phải có dịch vụ chuyên nghiệp.

? Nhân viên cần được đào tạo bài bản về:
✔ Kỹ thuật pha chế chuẩn xác, đảm bảo hương vị đồng nhất
✔ Kỹ năng phục vụ khách hàng thân thiện, chuyên nghiệp
✔ Quản lý đơn hàng, thanh toán nhanh chóng, chính xác

? Quy trình vận hành quán cần rõ ràng:
✅ Quy trình đặt hàng – pha chế – giao đồ uống
✅ Kiểm soát nguyên liệu, tránh thất thoát hàng hóa
✅ Xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng và giữ chân khách

? Mẹo nhỏ: Áp dụng các phần mềm quản lý bán hàng giúp theo dõi doanh thu, tồn kho và giảm thiểu sai sót!

5. Các mô hình quán cafe phổ biến và cách setup hiệu quả

Hiện nay, có nhiều mô hình quán cafe khác nhau. Tùy vào ngân sách, khách hàng mục tiêu và phong cách cá nhân, bạn có thể lựa chọn mô hình phù hợp.

5.1 Quán cafe truyền thống

  • Không gian rộng rãi, phục vụ tại chỗ
  • Menu đa dạng, tập trung vào cà phê pha phin, cà phê sữa đá, espresso
  • Phù hợp với nhóm khách hàng trung niên, dân văn phòng
5.2 Quán cafe take-away

  • Phục vụ nhanh, không gian nhỏ gọn
  • Menu tập trung vào cà phê pha máy, trà sữa, đồ uống mang đi
  • Phù hợp với khu vực văn phòng, khu công nghiệp, sinh viên
5.3 Quán cafe theo chủ đề

  • Định hình phong cách cafe sách, cafe thú cưng, cafe studio, specialty coffee...
  • Nhắm vào phân khúc khách hàng riêng biệt, tạo sự khác biệt với đối thủ
  • Đòi hỏi setup quán cafe chuyên nghiệp để tạo trải nghiệm tốt cho khách
? Lời khuyên: Nếu bạn muốn đầu tư bài bản, hãy tham khảo các dịch vụ tư vấn setup quán cafe chuyên nghiệp để đảm bảo mô hình của bạn thành công!

6. Tổng kết

Sau khi phân tích toàn bộ quy trình setup quán cafe, có thể thấy rằng việc tự setup hay thuê chuyên gia phụ thuộc vào:

✅ Khi nào nên thuê chuyên gia?

  • Bạn chưa có kinh nghiệm kinh doanh quán cafe
  • Bạn muốn tối ưu chi phí ngay từ đầu, tránh sai lầm
  • Bạn cần xây dựng thương hiệu quán cafe chuyên nghiệp
❌ Khi nào có thể tự setup quán cafe?

  • Bạn đã có kinh nghiệm trong ngành F&B
  • Bạn có đủ kiến thức về vận hành, quản lý, marketing
  • Bạn chỉ mở một quán nhỏ với vốn đầu tư hạn chế
? Lời khuyên quan trọng:

Dù bạn tự setup hay thuê chuyên gia, hãy luôn tìm hiểu kỹ lưỡng, tham khảo các khóa học và cập nhật xu hướng kinh doanh để quán cafe của bạn vận hành hiệu quả!

Chủ đề cùng chuyên mục: